1. Einleitung

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns, der VESS Immobilien GmbH, ein wichtiges Anliegen. Diese Datenschutzrichtlinie informiert Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Dienstleistungen erheben, verarbeiten und nutzen.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:

VESS Immobilien GmbH

Sägestraße 2

27570 Bremerhaven

[email protected]

3. Erhobene Daten

3.1. Planung von Immobilienprojekten

Kontaktdaten:

Name: Vor- und Nachname des Projektbeteiligten (z.B. Bauherren, Architekten, Ingenieure, Projektleiter).

Adresse: Wohn- oder Geschäftsadresse zur postalischen Korrespondenz.

Telefonnummer: Festnetz- oder Mobilnummer für die schnelle Kommunikation.

E-Mail-Adresse: Für den Austausch von Dokumenten, Plänen und anderen relevanten Informationen.

Projektbezogene Daten:

Projektinformationen: Detaillierte Angaben zu den geplanten Immobilienprojekten, einschließlich Projektbezeichnung, Standort und Projektbeschreibung.

Standortdaten: Geodaten, Lagepläne, Grundstücksinformationen und topografische Daten, um den genauen Ort des Projekts zu bestimmen.

Baupläne und Zeichnungen: Architektenpläne, Bauzeichnungen, Grundrisse und technische Zeichnungen, die zur Visualisierung und Planung des Projekts erforderlich sind.

Genehmigungen und behördliche Unterlagen: Baugenehmigungen, Nutzungsänderungsgenehmigungen, Umweltgutachten und andere behördliche Dokumente, die für die rechtliche Absicherung des Projekts notwendig sind.

Finanzierungsinformationen: Daten zu Finanzierungsplänen, Budgetierung und Kostenschätzungen, die für die wirtschaftliche Planung des Projekts relevant sind.

Zeitleisten und Meilensteine: Zeitpläne und festgelegte Meilensteine, die den Fortschritt des Projekts und die Einhaltung von Fristen gewährleisten sollen.

3.2. Kauf und Verkauf von Immobilien

Im Rahmen des Kaufs und Verkaufs von Immobilien erheben wir verschiedene Arten personenbezogener Daten, um die Transaktionen rechtssicher und effizient abzuwickeln.

Diese Daten umfassen:

Kontaktdaten:

Name: Vor- und Nachname der Käufer, Verkäufer oder deren Vertreter.

Adresse: Wohn- oder Geschäftsadresse für die postalische Kommunikation und Dokumentenzustellung.

Telefonnummer: Festnetz- oder Mobilnummer für Rückfragen und Abstimmungen.

E-Mail-Adresse: Für die digitale Kommunikation, den Austausch von Verträgen und relevanten Dokumenten.

Identifikationsdaten:

Personalausweisdaten: Nummer des Personalausweises oder Reisepasses, ausstellende Behörde und Gültigkeitsdatum, um die Identität der Parteien zu verifizieren.

Steueridentifikationsnummer: Für steuerliche Zwecke und zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Finanzdaten:

Bankverbindung: Kontonummer, Bankleitzahl, Name der Bank, IBAN und BIC für Zahlungsabwicklungen.

Finanzierungsnachweise: Informationen über Darlehen, Kreditzusagen, Eigenkapitalnachweise und andere finanzielle Unterlagen, die die Zahlungsfähigkeit und Finanzierung des Kaufs oder Verkaufs belegen.

Immobiliendaten:

Grundbuchauszug: Daten aus dem Grundbuch wie Eigentumsverhältnisse, Belastungen, Hypotheken und Dienstbarkeiten.

Objektbeschreibung: Detaillierte Informationen über die Immobilie, einschließlich Lage, Größe, Baujahr, Zustand und Ausstattung.

Bewertungsunterlagen: Gutachten, Marktanalysen und Bewertungen, die den aktuellen Marktwert der Immobilie darstellen.

Energieausweis: Informationen zur energetischen Bewertung der Immobilie gemäß den gesetzlichen Vorgaben.

Vertragsdaten:

Kaufvertrag: Vertragsentwurf und endgültiger Kaufvertrag, einschließlich aller Bedingungen, Fristen und Konditionen.

Notarielle Urkunden: Beurkundete Verträge und Protokolle der notariellen Beurkundung.

Übergabeprotokolle: Dokumente, die den Zustand der Immobilie bei Übergabe festhalten.

Kommunikationsdaten:

Korrespondenz: Schriftverkehr per Brief, E-Mail oder andere Kommunikationsmittel im Zusammenhang mit dem Kauf oder Verkauf der Immobilie.

3.3. Überwachung und Koordination von Sanierungsprojekten, Angeboten und Baufortschritten

Im Rahmen der Sanierung von Immobilien sowie der Überwachung der Vergabe von Aufträgen und des Baufortschritts erheben wir verschiedene Arten personenbezogener Daten. Diese Daten sind notwendig, um die Projekte effizient zu planen, durchzuführen und zu dokumentieren.

Im Einzelnen handelt es sich um:

Kontaktdaten:

Name: Vor- und Nachname der Auftraggeber, Bauleiter, Handwerker und anderer beteiligten Personen.

Adresse: Wohn- oder Geschäftsadresse für die Kommunikation und Dokumentenzustellung.

Telefonnummer: Festnetz- oder Mobilnummer für schnelle Rückfragen und Abstimmungen vor Ort.

E-Mail-Adresse: Für den Austausch von Angeboten, Rechnungen, Bauplänen und weiteren relevanten Dokumenten.

Projektbezogene Daten:

Projektnummer und -name: Zur eindeutigen Identifikation und Verwaltung des Bauvorhabens.

Projektpläne: Detaillierte Bau- und Sanierungspläne, einschließlich Grundrissen, Lageplänen und technischen Zeichnungen.

Baugenehmigungen und -anzeigen: Amtliche Dokumente, die die rechtliche Grundlage des Bauprojekts bilden.

Angebots- und Vertragsdaten:

Angebote und Kostenvoranschläge: Detailangebote von Handwerksbetrieben und Dienstleistern, die die Kosten und den Umfang der Arbeiten beschreiben.

Werkverträge: Verträge mit Bauunternehmen, Handwerkern und Dienstleistern, die die zu erbringenden Leistungen und Vergütungen regeln.

Rechnungen und Zahlungsnachweise: Rechnungen der beauftragten Firmen sowie Zahlungsbelege zur Kontrolle der Kosten und des Zahlungsflusses.

Baufortschrittsdaten:

Baustellenberichte: Tägliche oder wöchentliche Berichte über den Fortschritt der Bauarbeiten, einschließlich Fotodokumentationen.

Mängelprotokolle: Aufzeichnungen über festgestellte Baumängel und deren Behebung.

Abnahmen: Protokolle der Abnahme von Bauabschnitten oder des gesamten Projekts.

Kommunikationsdaten:

Korrespondenz: Schriftverkehr zwischen allen am Projekt beteiligten Parteien, wie Auftraggeber, Architekten, Bauleiter und Handwerker.

Besprechungsprotokolle: Dokumentationen von Bau- und Fortschrittsbesprechungen, einschließlich der besprochenen Themen und getroffenen Entscheidungen.

Genehmigungen und Zertifikate:

Baugenehmigungen: Amtliche Genehmigungen für den Bau oder die Sanierung der Immobilie.

Energieausweise: Zertifikate, die die energetische Qualität des sanierten Objekts belegen.

3.4. Immobilienmanagement und Hausvermietung

Im Rahmen der Immobilienverwaltung und -vermietung erheben und verarbeiten wir verschiedene Arten personenbezogener Daten. Diese Daten sind notwendig, um eine effektive Verwaltung der Immobilien sowie eine reibungslose Vermietung sicherzustellen.

Im Einzelnen handelt es sich um:

Kontaktdaten:

Name: Vor- und Nachname der Mieter, Eigentümer und sonstiger Vertragspartner.

Adresse: Wohn- oder Geschäftsadresse für die Zustellung von Dokumenten und die Kommunikation.

Telefonnummer: Festnetz- oder Mobilnummer für schnelle Rückfragen und Abstimmungen.

E-Mail-Adresse: Für den Austausch von Mitteilungen, Mietverträgen und weiteren relevanten Dokumenten.

Vertragsdaten:

Mietverträge: Schriftliche Vereinbarungen zwischen Vermieter und Mieter, die die Mietbedingungen, Mietdauer, Mietpreis und andere vertragliche Verpflichtungen festlegen.

Zusatzvereinbarungen: Vereinbarungen über besondere Bedingungen, wie Renovierungsverpflichtungen, Nutzung von Gemeinschaftseinrichtungen oder Haustierhaltung.

Finanzdaten:

Mietzahlungen: Daten zu den monatlichen Mietzahlungen, einschließlich Bankverbindungen, Zahlungseingängen und offenen Beträgen.

Kautionskonten: Informationen über die Kautionskonten, auf denen die Mietkautionen der Mieter hinterlegt sind.

Betriebskostenabrechnungen: Abrechnungen der Nebenkosten, wie Heizung, Wasser, Strom und Müllgebühren, sowie der dazugehörigen Zahlungsnachweise.

Objektdaten:

Zustandsberichte: Dokumentationen des Zustands der Immobilie zu verschiedenen Zeitpunkten, insbesondere bei Ein- und Auszug von Mietern.

Instandhaltungs- und Reparaturprotokolle: Aufzeichnungen über durchgeführte Wartungs- und Reparaturarbeiten, einschließlich der beauftragten Dienstleister und der angefallenen Kosten.

Nutzungsdaten: Informationen über die Nutzung der Immobilie, wie Belegung durch Mieter, Leerstandszeiten und Nutzung von Gemeinschaftsflächen.

Kommunikationsdaten:

Korrespondenz: Schriftverkehr zwischen Vermieter, Mieter und Eigentümer, einschließlich Beschwerden, Anfragen und sonstiger Mitteilungen.

Besprechungsprotokolle: Dokumentationen von Besprechungen und Telefonaten, die wesentliche Entscheidungen und Vereinbarungen festhalten.

Rechtsdaten:

Mahnbescheide: Dokumente im Zusammenhang mit Mietrückständen und eingeleiteten Mahnverfahren.

Kündigungen: Schriftliche Kündigungen von Mietverhältnissen sowie die dazugehörigen Fristen und Gründe.

Genehmigungen und Zertifikate:

Energieausweise: Zertifikate, die die energetische Qualität der Immobilie belegen und für Vermietungen und Verkäufe notwendig sind.

Brandschutz- und Sicherheitszertifikate: Nachweise über die Einhaltung von Brandschutz- und Sicherheitsvorschriften.

4. Zweck der Datenverarbeitung

Im Rahmen der Planung von Immobilienprojekten nutzen wir die erhobenen Daten zu verschiedenen Zwecken:

Projektentwicklung: Wir analysieren die gesammelten Marktdaten und Standortinformationen, um fundierte Entscheidungen über die Entwicklung neuer Immobilienprojekte zu treffen. Dazu gehören auch Machbarkeitsstudien und Marktanalysen.

Genehmigungsverfahren: Die Daten unterstützen uns bei der Beantragung von Baugenehmigungen und anderen erforderlichen behördlichen Genehmigungen.

Planung und Design:

Architekten und Bauingenieure verwenden die Daten zur Erstellung detaillierter Baupläne und Designs, die den gesetzlichen Vorgaben und den Anforderungen der zukünftigen Nutzer entsprechen.

Budgetierung und Finanzplanung: Finanzdaten und Kostenschätzungen werden verwendet, um ein genaues Budget für das Projekt zu erstellen und die Finanzierung zu sichern.

4.2 An- und Verkauf von Immobilien

Die erhobenen Daten werden auch für den An- und Verkauf von Immobilien genutzt:

Bewertung:

Wir nutzen die gesammelten Objektdaten und Marktinformationen, um den aktuellen Marktwert der Immobilien zu bestimmen.

Marketing und Vertrieb: Kontaktdaten und Objektdaten werden verwendet, um gezielte Marketingstrategien zu entwickeln und potenzielle Käufer oder Verkäufer zu kontaktieren.

Vertragsabwicklung:

Die Vertragsdaten und Finanzdaten werden zur Erstellung und Abwicklung von Kauf- und Verkaufsverträgen genutzt, einschließlich der Überprüfung der Bonität der Käufer.

4.3 Überwachung der Sanierung und Vergabe von Aufträgen

Bei der Sanierung und Vergabe von Aufträgen werden die erhobenen Daten zu folgenden Zwecken verwendet:

Ausschreibungen: Wir nutzen die Projektdaten und Spezifikationen, um Ausschreibungen für Sanierungs- und Bauaufträge zu erstellen und geeignete Auftragnehmer auszuwählen.

Projektüberwachung: Während der Sanierung überwachen wir den Fortschritt der Arbeiten anhand der erhobenen Daten und stellen sicher, dass alle Arbeiten den geplanten Zeitrahmen und Budgetvorgaben entsprechen.

Qualitätskontrolle: Zustandsberichte und Instandhaltungsprotokolle helfen uns, die Qualität der durchgeführten Arbeiten zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle baulichen Maßnahmen den gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen entsprechen.

Dokumentation: Alle durchgeführten Arbeiten und Änderungen werden detailliert dokumentiert, um eine vollständige und rechtssichere Aufzeichnung des Sanierungsprozesses zu gewährleisten.

4.4 Immobilienverwaltung und Vermietung

Im Bereich der Immobilienverwaltung und -vermietung dienen die erhobenen Daten mehreren Zwecken:

Mietverwaltung: Kontaktdaten und Vertragsdaten werden zur Verwaltung der Mietverhältnisse verwendet, einschließlich der Erstellung und Verwaltung von Mietverträgen, der Kommunikation mit Mietern und der Verwaltung von Mietzahlungen.

Instandhaltung und Reparaturen: Objektdaten und Instandhaltungsprotokolle helfen uns, notwendige Wartungs- und Reparaturarbeiten zu planen und durchzuführen, um die Immobilien in einem guten Zustand zu halten.

Nebenkostenabrechnungen: Finanzdaten werden verwendet, um genaue und transparente Betriebskostenabrechnungen zu erstellen und sicherzustellen, dass alle Mieter ihre Nebenkosten ordnungsgemäß abrechnen.

Mieterbetreuung: Kommunikationsdaten und Protokolle ermöglichen es uns, auf Anfragen und Beschwerden der Mieter zeitnah zu reagieren und eine hohe Mieterzufriedenheit sicherzustellen.

Sicherheitsmaßnahmen: Wir verwenden Daten zur Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und zur Durchführung regelmäßiger Sicherheitsinspektionen, um die Sicherheit der Mieter zu gewährleisten.

Leistungsanalyse: Die gesammelten Daten werden genutzt, um die Leistung und Rentabilität unserer Immobilienportfolios zu analysieren und strategische Entscheidungen zur Optimierung unserer Immobilieninvestitionen zu treffen.

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:

Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Datenverarbeitung ist notwendig für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der wir unterliegen.

Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

6. Datenweitergabe

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur, wenn:

- Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben

-Dies für die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist

-Eine gesetzliche Verpflichtung besteht

-Die Weitergabe zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben

7. Datenspeicherung und -sicherheit

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Erreichung der oben genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungspflichten vorsehen. Zum Schutz Ihrer Daten vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch setzen wir geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein.

8. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten. Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Sie können jederzeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen oder eine erteilte Einwilligung widerrufen.

9. Änderungen der Datenschutzrichtlinie

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzrichtlinie bei Bedarf anzupassen. Die aktuelle Fassung finden Sie jederzeit auf unserer Webseite www.vess-group.com/datenschutz

10. Kontakt

Für Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden:

VESS Immobilien GmbH

Sägestraße 2

27570 Bremerhaven

[email protected]